Optimale mediabank of bestandsbeheer van CMS

Wat maakt het bestandsbeheer van een content management systeem tot een optimaal bestandssysteem? Dit is een vraag die wij recentelijk bij een aantal van onze klanten, online marketeers en developers voorlegden.

De Verwachtingen

Hoewel elk van de personen die wij bovenstaande vraag hebben gesteld met verschillende antwoorden kwam kon wel een bepaalde verdeling worden gemaakt op basis van de groep waarin de ondervraagde viel.

De verwachting van onze klanten samengevat:

De mediabank van het CMS moet vooral gemakkelijk werken. Zaken die belangrijk zijn voor de vindbaarheid van onze site moeten automatisch worden gerealiseerd of door het systeem worden afgedwongen. Omdat ik niet dagelijks, wekelijks (en soms zelf maandelijks) met het CMS werk zou ik het liefste zien dat de mediabank veel op andere systemen die ik veel gebruik (Windows / iOS) lijkt.

De verwachtingen van onze online marketeers:

Ik vind het belangrijk dat een site goed vindbaar is, maximaal converteert en dat het effect van mijn activiteiten goed meetbaar is. Omdat ik meerdere websites beheer met verschillende content management systemen maakt het mij niet zozeer uit hoe een bestandsbeheer werkt, als ik mijn media assets maar snel kan toevoegen, aanpassen en terugvinden.

De verwachtingen van onze developers:

De gebruiksvriendelijkheid van het bestandsbeheer van een CMS en de snelheid en online vindbaarheid van de media assets die ermee worden beheerd zijn uiteraard super belangrijk. Als ontwikkelaar maak ik uiteraard niet heel veel gebruik van het bestandsbeheer van een CMS, dus ik ben vooral nieuwsgierig naar de verwachting van de klanten en online marketeers. Ik heb wel gemerkt dat gebruikers in algemene zin nogal eens vergeten dat er al heel veel is gespecificeerd (door W3C e.a.) over de manier waarop downloadable content online gepubliceerd mag worden. Zo is er bijvoorbeeld een specificatie over het automatisch aanmaken van een 301-redirect (doorverwijzing) als een bestandsnaam of de locatie van bestand wordt aangepast. Kortom, ik laat de functionele verwachtingen m.b.t. een bestandsbeheer graag aan de echte gebruikers en richt mij liever op het ‘conform web standaarden’ inrichten vaneen mediabank.
 

De Functionaliteiten

Op basis van de uitvraag zijn de volgende functionaliteiten belangrijk voor een optimaal bestandssysteem (we quoten hier regelmatig de opmerkingen van gebruikers):

1. Bestandsnamen kunnen wijzigen na toevoeging: Waarbij rekening wordt gehouden met bestaande verwijzingen naar het bestand. Verwijzingen vanaf externe websites moeten met behulp van een 301-verwijzing worden doorverwezen naar de nieuwe locatie van het bestand (met als doel dat de websitebezoeker niets merkt).
2. Bestanden en Mappen moeten kunnen toevoegen via Drag & Drop: bestanden en mappen moeten vanuit Windows en iOS aan het bestandsbeheer kunnen worden toegevoegd.
3. Bestanden en Mappen kunnen verplaatsen via Drag & Drop: bestanden en mappen moeten eenvoudig (en met meerder tegelijk) kunnen worden verplaatst. Uiteraard moet de een 301 verwijzing worden aangemaakt.
4. Bezoekersvriendelijke melding bij verwijderen van een bestand: Als een bestand is verwijderd, maar bijvoorbeeld nog wel in Google staat of een verwijzing heeft vanaf andere sites, dan moeten bezoekers die het bestand proberen te benaderen niet worden geconfronteerd met een systeemfout, maar met een vriendelijke melding dat het bestand niet meer bestaat en bij voorkeur een verwijzing naar een alternatief bestand of een alternatieve bron van informatie.
5. Het bestandsbeheer moet snel werken. Ik begrijp dat het uploaden van een groot bestand even kan duren, ik wil echter niet dat dan niet meer verder kan werken met het CMS.
6. Afbeeldingen en downloads moeten direct in de WYSIWYG-editor geplakt kunnen worden. Als ik nieuwe afbeeldingen of downloads toevoeg dan wil ik daarvoor zo min mogelijk handelingen uitvoeren.
7. Bestanden moeten snel teruggevonden kunnen worden met een gebruiksvriendelijker zoekfunctie.
8. Afbeeldingen kunnen wijzigen. Ik snap dat een CMS geen Adobe Photoshop is. Maar ik wil wel graag afbeeldingen kunnen verkleinen, bijsnijden, comprimeren, etc. Eigenlijk wil ik alle functies kunnen toepassen die tegenwoordig ook op eenvoudige Smartphone of Tablet beschikbaar zijn.
9. PDF documenten kunnen optimaliseren. Als ik zie hoeveel PDF-documenten op websites staan die veel groter zijn dan nodig (en dus langer duren om te downloaden) en vooral vindbaar zijn op de bestandsnaam die de DTP-er eraan gaf (Google maar eens op filetype:pdf and indd) dan weet ik dat bedrijven veel zoekverkeer missen.
10. Video’s kunnen uploaden naar Youtube of Vimeo en video’s vanuit deze netwerken eenvoudig kunnen (her)gebruiken.
11. Tracking: ik weet dat het niet mogelijk is om direct verkeer op PDF-documenten te meten met Google Analytics. Een goed bestandssysteem moet dit echter wel mogelijk maken.

Accessify WCMS en bovenstaande functionaliteiten

Uiteraard is een groot deel van de hierboven genoemde functies al onderdeel van het bestandsbeheer van Accessify WCMS. Om beter te voldoen aan de wensen van onze klanten en gebruikers hebben wij de volgende functies op de roadmap geplaatst:

1. Optimaliseren van PDF documenten;
2. Koppeling met Youtube, Vimeo en Soundcloud;
3. Uitvoeren van geavanceerde bewerkingen op afbeeldingen.

Een toevoeging op bovenstaande lijst met functionaliteiten of ook aan de slag met het gebruiksvriendelijke bestandsbeheer (en andere functies) van Accessify WCMS? Neem dan contact met ons op via het contactformulier op deze pagina.