Tips en trucs Microsoft Excel #1
Microsoft Excel is een programma dat veel gebruikt wordt door bedrijven en uiteraard ook onze klanten. Dat is niet gek: je kan er eenvoudig informatie mee bewerken en organiseren, zonder dat je je hoeft te bezig te houden met de werking van het programma zelf en je dus volledig kan richten op het bewerken van de informatie waar je iets mee wilt doen. Een van de redenen waarom wij ervoor zorgen dat Accessify WCMS Excel ondersteunt.
Hieronder enkele tips en trucs om het werken met die informatie die zo belangrijk is voor je bedrijfsprocessen te vergemakkelijken.
Voorwaardelijke opmaak
Een handige functie van Excel is Voorwaardelijke Opmaak: hiermee kan je op basis van een regel de opmaak van een selectie van cellen automatisch bepalen. Als de inhoud van een van die cellen wijzigt en de regel is niet meer van toepassing of een andere juist wel, dan zal de opmaak van die cel veranderen.
Je past Voorwaardelijke Opmaak als volgt toe:
- Selecteer een aantal cellen (kan ook een hele rij of kolom zijn)
- Klik op Voorwaardelijke opmaak in het menu
- Kies de regel die je wilt instellen, geef de te controleren waarde op en geef aan wat de opmaak moet zijn.
In onderstaande voorbeeld heb ik alles kleiner dan 1 rood gemaakt (ook lege cellen in dit geval) en alles wat groter is dan 0 groen:
Zo zie je in Ă©Ă©n oogopslag de belangrijkste informatie en kan je daarop acties ondernemen.
Filteren en sorteren op basis van kleur
Nu je de informatie in je spreadsheet via voorwaardelijke opmaak inzichtelijker kunt maken, heb je nog steeds het probleem dat in grote spreadsheets de relevante cellen door elkaar kunnen staan. Gelukkig heeft Excel hier een oplossing voor: sorteren en filteren op basis van kleur. Stel dat we een groot werkblad hebben met een aantal complexere regels (niet alleen groter dan of kleiner dan, maar in een bepaalde reeks of gecombineerd met datum), dan kunnen we een filter toepassen op de kolom en aangeven dat we willen sorteren op basis van kleur.
In bovenstaande voorbeeld komen de groene cellen bovenaan de staan en de roden eronder. We kunnen echter ook aangeven dat we alleen de groene cellen willen zien door te filteren op kleur:
Door voorwaardelijke opmaak en sorteren of filteren op kleur te combineren, kan je overzichtelijke spreadsheets maken en relevante informatie inzichtelijk maken en delen.
Celinhoud bewerken zonder bestaande inhoud te verwijderen
Wanneer je door een spreadsheet scrollt via de pijltjes op je toetsenbord of gewoon met de muis, dan zal je vaak de inhoud van de cel willen bewerken zonder dat de inhoud ervan onmiddellijk overschreven wordt. Als je direct begint te typen, dan zal dat wel het geval zijn, maar als je op de cel staat en je klikt op de functietoets F2, dan wordt de cursor achter de inhoud van de cel geplaatst en kan je aanpassingen doen aan de inhoud zonder de bestaande inhoud te verwijderen.
Uiteraard heeft Excel meer van deze sneltoetsen
